לעיתים קרובות נוצר המצב שלהלן: המנהל נותן משימה כלשהי, והיא לא מבוצעת, או שהביצוע אינו מדויק ולכן התוצאה הסופית נפגעת.

ישנו פיתרון יעיל.

מצאתי אותו אצל המנהל האמריקאי הקלאסי, ל. רון האברד.

הפיתרון מורכב משלושה צעדים:

1. לתעד את ההוראה, את הדרישה, את הבקשה או מה שזה לא יהיה, בכתב (או להדפיס).
2. להניח את המכתב לא סתם על השולחן של העובד, אלא בתוך סל מיוחד לדואר נכנס.
3. לקבל את התשובה למכתב זה, גם כן בכתב.

ועכשיו ניכנס לפרטים.

למה זה נוח?

ממבט ראשון, תקשורת בכתב יכולה לגזול המון זמן.

אתם יכולים להגיד לי: "בזמן שאני אתאר בפרטי פרטים את כל מה שיידרש... הרבה יותר קל ומהיר להסביר את זה בעל פה".

תוך זמן קצר אתם תלמד לא לבזבז הרבה זמן על כתיבה, ובו זמנית העובדים שלכם לא יוכלו להשתמש בתירוצים ולהגיד שזה לא קרה, ושלא אמרתם את זה. זה אופייני למצבים שבהם ההוראות נמסרות לעובדים בעל פה.

תיזכרו ברגע כלשהו בחיים שלכם, שבו עבדתם על משהו באופן מרוכז ביותר, או שהלכתם למקום כלשהו עם מטרה מסוימת, ופתאום הוציאו אתכם מהריכוז באמצעות שאלה או בקשה לא צפויה. האם כתוצאה מכך יצא לכם לשכוח, בשביל מה הלכתם למקום הזה או שאיבדתם את חוט המחשבה?

לקראת הערב הראש שלכם כבר מתפוצץ מרוב הסידורים הדחופים והמחשבות החשובות: "עליי לוודא שאני לא שוכח כלום"? כמובן, גם לזה יש השפעה על יעילות העבודה.

חשוב מאוד, היכן בדיוק אתם מניחים את ההוראה הכתובה. כיוון שאם תשאירו אותה על השולחן, היא תיאבד בקלות בין המסמכים האחרים. בשביל זה על השולחנות של העובדים שלי בהכרח נמצאים סלי דואר. ישנם שלושה כאלה.

אלה הם מגשי פלסטיק אופקיים רגילים, אשר מיועדים לעבודה משרדית.

למה שלוש? הראשון – לדואר נכנס. כל המכתבים מההנהלה ומהעובדים האחרים מונחים בתך מגש זה. השני – למכתבים דחויים – אם אין אפשרות לבצע את המטלה במיידי, העובד מניח את המכתב לתוך המגש הזה עם הערה: "יש לסיים עד..." ומציין את התאריך המשוער של הביצוע.

השלישי – לדואר יוצא. בתוכו מונחים כל התשובות למכתבים, הדוחות המבוצעים וכל דבר אחר אשר אמור לחזור לעובדים האחרים. דרך אגב, התשובה הטובה ביותר למכתבים אלו תהיה "בוצע!".

אם פתאום תשימו לב לכך, שמתעלמים מהמכתבים שלכם, והם נמצאים בתוך התיקים האישיים, או יותר גרוע מכך – בפח הזבל, תוכלו בקלות להבין מי אשם בכך. כיוון שהכמות הגדולה ביותר של בעיות ושל מצבי חירום מתרחשים, כאשר מתעלמים מההוראות ולא נותנים תשובות לשאלות בזמן. במקרה כזה תעשו העתקים של כל המכתבים שאתם כותבים, ותשאירו העתק אחד אצלכם. כך יהיה לכם קל יותר לדרוש מעובד לא אחראי שיישמע להוראות המשמעת הכלליות.

בהצלחה לכם!