[תמונה בפנים] צ'קליסט חובה לבעלי עסקים!!

היי חברים,

קודם כל תודה רבה
לכל מי שהגיב לי למיילים האחרונים

אני קורה הכל! ומשתדל גם להגיב לכולם!
התגובות שלכם ממש משמחות אותי:)

ונותנות לי כח לכתוב לכם עוד תכנים
מהנסיון בשטח.

במייל הקודם גילינו
איך להפוך לאוטוריטות עבור הקהל שלכם
כדי שיעדיפו את הפתרונות שלכם על פני המתחרים
ודיברנו על דרכים לשווק ולהפגין את המומחיות שלכם.

היום כפי שהבטחתי,
אחשוף אתכם לשיטה שבאמצעותה
אפשר לקצר בצורה משמעותית את הפעולות שאתם עושים היום,
ואם אתם עוקבים אחרי המיילים ממני ומיישמים אותם -
אפשר לקצר גם את המשימות שנישארו אצלכם,
אחרי שחלק מהם העברתם לעובדים אחרים,
או לפרילנסרים, או לאוטומציה.

רגע לפני שאחשוף אתכם לשיטה,
אני רוצה רגע לחזור לביטוי SOP,
עליו דיברתי באחד המיילים הקודמים, שבו הראתי לכם
איך לחלץ פעולות מתוך המשימות שלכם,
שאם אתם ממשיכים לעשות אותן -
אתם מבזבזים את הזמן היקר שלכם,
שהוא המשאב היקר ביותר בעסק שלכם
(וגם את זה הסברתי באריכות).

אז למי שפספס את המייל הזה,
או למתקשה לזכור את התוכן שלו,
SOP, או בשמו המלא -
Standard Of Procedure
הוא ביטוי המתייחס לספר הנהלים של העסק.

אבל רגע לפני שאתם מתעצבנים עלי, אל דאגה,
אני היום לא שולח אתכם להתמודד עם ספר נהלים:)
אלא משהו הרבה יותר פשוט.

בבסיס הפרקטיקה של SOP
עומדת השאיפה לתעד את כל תהליכי העבודה בעסק
בצורה המפורטת ביותר, צעד אחר צעד,
כאשר המטרה היא שכל אדם שקורא
על תהליך העבודה בספר הנהלים
צריך להיות מסוגל לבצע את העבודה.

למעשה, מדובר במאין "מדריך למשתמש לאידיוטים",
שבו, בגלל שפירקתם את תהליך העבודה לגורמים,
גם אדם חסר ניסיון בתהליך העבודה,
אם יעקוב אחר החלק הזה בספר הנהלים,
ידע לבצע את המשימות שבתהליך העבודה הזה.

למה אני חוזר על זה שוב?
כי מי מכם שהצליח להפיק לעצמו ספר נהלים
בעצם כבר מחזיק בפתרון שעליו אני רוצה לדבר היום,

אבל גם מי שלא - תכף ידע איך לקצר את הזמן
שהוא משקיע על משימות.

אני ממש תכף אגלה לכם איך עושים את זה,
אבל רגע לפני - בואו נראה איך אתם ניגשים למשימות כיום.

תקנו אותי אם אני טועה,
אבל משימות מגיעות אליכם בעיקר ב- 2 דרכים עיקריות:
1. משימה ביוזמתכם,
2. ומשימה שהועברה אליכם.

ההבדל העיקרי ביניהן הוא שמשימה ביוזמתכם -
מצויה בשליטתכם הבלעדית, לרבות
מועד ביצועה, הזמן שיושקע בביצועה,
התוצאה הרצויה, וכן הלאה.

לעומת זאת,
משימה שהועברה אליכם,
היא משימה שאין לכם שום שליטה בה.

כשאתם מחליטים לבצע משימה,
צריך קודם כל לשבת רגע
ולתכנן את הביצוע שלה,

לאחר מכן להעריך כמה זמן ייגזל מכם
לטובת הביצוע שלה,

ואז לאתר זמן פנוי לזה בלו"ז
(ובהרבה מאוד מקרים -
להחליט איזו משימה לא תבצעו
על חשבון המשימה הזו).

כאשר מדובר במשימה יזומה,
יש לכם את כל הזמן שבעולם
כדי לתכנן וכדי למצוא מקום לזה בלו"ז,
(גם לא על חשבון משימה אחרת),

אבל הסיפור מסתבך כאשר מדובר
במשימות שלא ביוזמתכם, שהועברו אליכם.

עכשיו, בשני המקרים,
גם במשימות יזומות וגם כאלה שהועברו אליכם,
ההימור שלי הוא -
ש80% לפחות! מהמשימות שלכם
הן משימות שכבר ביצעתם
כמה וכמה פעמים בעבר
ובסבירות גבוהה אף תמשכנה לחזור על עצמן.

ואם אני צודק אפילו באופן חלקי לגביכם -
כדאי מאוד שתכירו את אחד הכלים
שאני הכי אוהב לחשוף אותו לבעלי עסקים
כי לא רק שהוא חוסך זמן יקר
אלא גם
חותך דרמטית את המתח והעומס
שמלווים בכל משימה.

מוכנים לזה?

הכירו את כוחו של הצ'קליסט!

צ'קליסט היא בעצם רשימה של הפעולות
שמרכיבה את המשימה כולה,
ושאם מבצעים פעולה אחר פעולה,
למעשה מבצעים את המשימה כולה.

הרי גם ככה זו לא הפעם הראשונה,
וגם בסבירות גבוהה לא האחרונה
שאתם מבצעים את המשימה הזו.

אז במקום להתעצל וכל הזמן לעבוד קשה
ולהמציא את הגלגל כל פעם מחדש,
שבו פעם אחת,
וכתבו לעצמכם את הצ'קליסט לביצוע המשימה -
פעולה פעולה, צעד אחר צעד.

יכול להיות שזה יראה לכם מגוחך,
או מביך אם מישהו מסתכל מהצד על הרשימה הזאת,
אבל לדעתי בזבוז זמן יקר שוב ושוב,
מביך ומגוחך הרבה יותר:)

(עכשיו ברור למה מי שיישם את ההמלצה שלי
לכתוב ספר נהלים - כבר מחזיק בפתרון).

הנה דוגמה + תמונה שהבטחתי:
למשל, משימה "לתזכר את הלקוחות" זאת משימה ענקית!
לעומת הפעולות הפשוטות שמרכיבות אותה,
שהן:

א. לפתוח את יומן הפגישות של העסק.
ב. לעשות רשימת לקוחות למחר על דף.
ג. לבדוק בהיסטורית שיחות מה הלקוח אמר בהתקשרות האחרונה.
ד. לפתוח את התסריט של תזכורת לפגישה.
ה. לעשות סימולציה ראשונה עם המנהל על תזכורת לפגישה.
ו. לחייג ולהזכיר ללקוחות לגבי פרטים מדוייקים על הפגישה.
ז. מי שלא עונה, לשלוח הודעה לפי מה שרשום בתסריט.
ח. ובנוסף למי שלא עונה לתאם ביומן תזכורת נוספת לעוד שעתיים.
ט. אחרי שעתיים לחייג שוב למי שלא ענה.
י. לשלוח למנהל דוח על כל הרשימה, מי ענה ואישר, מי ענה ולא אישר, ומי לא ענה.

הנה תמונה להמחשה:)

חשוב!
ליד כל פעולה, תציבו תיבת סימון, כמו בתמונה.
כדי לסמן כל פעולה שביצעתם.

למה זה חשוב?
משלוש סיבות עיקריות:
1. אם משהו יסיח את דעתכם, 
תדעו מהר מאוד לחזור לאיפה שהיתם.

2. סימון פעולה כבוצעה מייצרת את
"אפקט זייגרניק" שמאפשר לכם
להסיר את הפעולה שביצעתם מהמוח
ולפנות אותו לדברים אחרים.

3. סימון פעולה כבוצעה
משחררת למוח דופמין (החומר הכימי
שאחראי על התחושות הטובות),
ומציפה אותנו בתחושת הישגיות.
שכיום ייתכן שכדי לקבל את החומר החומר הזה,
בלי לדעת אתם בורחים לפייסבוק, או לאכילת
שוקולד לא בריאה לא מאוזנת ולא מקדמת

איך זה מקצר לכם את הזמן?

הצ'קליסט חוסך לכם את:
זמן תכנון המשימה,
מאיפה להתחיל אותה, 
איך לתקוף אותה,
ומה סדר הפעולות לביצועה,
חוסך לכם המון בלבול!

ומייצר לכם סדרת משימות קטנות שקל מאוד להתמודד איתן
(בייבי סטפס)
ומאפשר לכם פשוט
"לרוץ על אוטומאט".

 נסו את השיטה, ותראו איך היא חוסכת לכם מלא זמן,
שמתבטא בעוד 5% (וכנראה הרבה הרבה יותר)
של הכנסות שאפשר להפיק
בזמן שהתפנה לכם.

מבולבלים?

לא בטוחים שהבנתם איך ליישם? ומאיפה להתחיל?
זה בין הדברים שאני עושה בשיתוף פעולה עם הלקוחות שלי
בתוכנית "מדפסת הכסף",
שאותה בניתי בדיוק בגלל שהרבה בעלי עסקים
יעדיפו שמומחה ילווה אותם
ביישום של ההצעות האלה לייעול,
במקום להתמודד עם זה לבד,
וזה לא משנה מה הסיבה - 
אם הם מתקשים ביישום,
אם אין להם זמן,
או שפשוט - לא בא להם לבד
(וגם זה לגמרי לגיטימי!)

עד כאן להיום.

במייל הבא אני רוצה לדבר איתכם על
התרומות הכספיות שלכם לספקים.
כן כן! אתם תורמים כסף ולא מקבלים 
שום דבר בתמורה.

לא מאמינים לי?

חכו למייל הבא.

אליהו ארנד.
יועץ ומלווה עסקים ויזמים לצמיחה 

נ.ב.