היי חברים,

אני רוצה לגלות לכם 
כמה זמן מיותר אתם מבזבזים
בעסק שלכם ואיך אתם יכולים 
לחסוך אותו במינימום משאבים.

לסרטון קשור>>

אתם, הקברניטים של ספינת הקרב
שאתם משיטים, (ולספינה קוראים "העסק שלכם").
כקברניטים, האחריות שיושבת על הכתפיים שלכם
היא מוחלטת, ואתם היחידים בעסק הזה,
שאם הספינה תובעת - אתם טובעים ביחד איתה.

וכל מי שרובצת עליו אחריות כזו,
צריך להיות הכי חד שאפשר,
הכי מפוקס שאפשר,
הכי יצירתי שאפשר,
הכי רגוע שאפשר - 

כדי שההחלטות שהוא מקבל תהיינה שקולות,
מאוזנות, מעוגנות במציאות,
וקרות ללא סנטימנטים. 

תוכניות לחוד, ומציאות לחוד.

בפועל, רובם המוחלט של בעלי העסקים שאני פוגש
מצויים במצב של כיבוי שריפות, לחץ ועומס תמידי,
בשום מקרה לא מצליחים להשתלט 
על כל המשימות שמונחות על השולחן שלהם,

ולכן, בלית ברירה - או שהם מגיבים בצורה מאוד אינסטנקטיבית
ממש כמו במשחק פינג-פונג תגובתי 
או במקרה הפחות גרוע, מתעדפים את המשימות 
ולמעשה - משאירים משימות ללא טיפול באופן מודע
פשוט כי לא מגיעים אליהן.

ולמרות הכל עדיין אין זמן לנשום ולנהל חיים נורמליים.
ובלי לשים לב ללופ אין סופי של סיבובים סביב הזנב של עצמם, 
כי זה לא משאיר להם זמן לפעילויות צמיחה כגון תכנון, שיווק ומכירות.

וגרוע מכך, כמו סם זה מייצר להם תחושת אשלייה 
מאוד נעימה וממכרת של עבודה ועומס,
שבעלי עסקים  מתרגלים להתפאר בכמה הם אנשי עס(ו)קים בלי זמן לנשום, 
ובתרגום חופשי של התת מודע: עסוקים משמע חשובים:)

אבל בפועל בדיוק כמו בעליה אם אתם לא שמים גז אתם מתדרדרים למטה!
כי הזמן הוא נגדכם ולא לטובתכם.

רגע לפני שזה כבר יהיה מאוחר מדי..

עכשיו, אני יודע שאין משימה מיותרת על השולחן שלכם.
לפחות לא של רובכם.
כל המשימות קשורות באופן ישיר לעסק, 
ולא רק זה - הן כולן דחופות, ואם לא יטופלו - עלול להיגרם נזק.

אני יודע, גם כי הייתי שם, והאמת עד היום מדי פעם מקבל תזכורות לזה,
וגם כי אלה בדיוק בעלי העסקים שאני מלווה היום.

אבל, 
וזו הסיבה שאני כותב לכם היום - 
גם במשימות הקריטיות האלה - 
אתם מבזבזים זמן יקר,
שיכלתם לחסוך בקלות,ולפנות את עצמכם -
(א) כדי לנקות את השולחן ולאפס משימות, וגם
(ב) להתפנות לפיתוח וצמיחה אמיתיים של העסק.

בואו נתחיל בהבנה של קונספט 
פשוט אבל קריטי בעסקים, לפיו:

הזמן שלכם הוא היקר ביותר.
זה לא מגיע ממקום של אגו.
אתם כאמור בעלי האחריות הכבדה ביותר,
ואתם כאמור היחידים שיטבעו עם הספינת הקרב הזאת,
אם היא לא תגיע לחוף מבטחים.

וחלקכם כבר עכשיו למעשה מרגישים שהספינה בעיצומה של סופת גלים ועוד רגע טובעת.

"אליהו, אז מה הפיתרון?" טוב ששאלתם :)

הנה 11 שלבי השיטה:

1. לעשות מחקר זמנים במשך כמה ימים.
    פשוט בימים הקרובים שימו לכם תזכורת בכל שעה עגולה,
    ופשוט תשבו במשך 5-10 דקות ותרשמו את כל מה שעשיתם בשעה זאת.
    ככה למשך כל שעות היום ולמשך מספר ימים.
   
    רק מחקר ואיסוף מודיעין בלי לשנות כלום.
    כן אני יודע שיש לכם לחץ בלתי נשלט בכל הגוף לשנות דברים ומהר!
    אבל טיפה סבלנות בבקשה:)
 

2. לשבת על כוס מיץ תפוזים סחוט:)
    ולסמן  בצבע אדום אילו משימות שורפות לכם הכי הרבה זמן ואנרגיה,
    רק לסמן אותן. 

3. עכשיו אפשר לעבור לקפה:)
    ולקחת את המשימה בצבע אדום שלוקחת הכי הרבה זמן,
    לרשום אותה על דף חדש. ולפרק להרבה פעולות קטנות.
    כמה קטנות? כמה שיותר! עד מצב גיחוך בלי להתבייש מאף אחד:)

למשל משימה "לתזכר את הלקוחות" זאת משימה ענקית!
לעומת:

א. לפתוח את היומן פגישות של העסק.
ב. לעשות רשימת לקוחות למחר על דף.
ג. לבדוק בהיסטורית שיחות מה הלקוח אמר בהתקשרות האחרונה.
ד. לפתוח את התסריט של תזכורת לפגישה.
ה. לעשות סימולציה ראשונה עם המנהל על תזכורת לפגישה.
ו. לחייג ולהזכיר ללקוחות לגבי פרטים מדוייקים על הפגישה.
ז. מי שלא עונה, לשלוח הודעה לפי מה שרשום בתסריט.
ח. ובנוסף למי שלא עונה לתאם ביומן תזכורת נוספת לעוד שעתיים.
ט. אחרי שעתיים לחייג שוב למי שלא ענה.
י. לשלוח למנהל דוח על כל הרשימה, מי ענה ואישר, מי ענה ולא אישר, ומי לא ענה.

4. עכשיו סמנו באדום שוב אילו פעולות (מתוך המשימות)
    לא מחייבות את הזמן האישי שלכם, 

5. ובשלב הראשון לבחור 1-3 משימות שסימנתם באדום שמתוכן הייתם שמחים להוריד את הפעולות מכם.

6. את מה שהייתם מורידים מכם - תקחו דף חדש (עדיין אל תעבירו לאף אחד!).
    אבל תגדירו בצורה הכי מפורטת שיש מה בדיוק המשימה,
    מתי צריכה לקרות, באילו תנאים, איך בדיוק לעשות אותה, מהם הדגשים,
    מתי הדד ליין, איך לדווח עליה,
    כמה שיותר מפורט!

    אם אתם ממש פדנטים כמוני - מוזמנים לבנות את זה בטבלה.
   (אגב מוזמנים לשלוח לי במייל חוזר אם תרצו חוות דעת ומקצה שיפורים.)

7. כבדיקה - לאחר כתיבת הפעולות של כל משימה,נסו לבצע אותה בעצמכם -
    אבל בדיוק לפי ההוראות (ולא לפי הידע והניסיון שלכם!)
    מבטיח שביישום תגלו שהיא לא מספיק מפורטת. 

8. מצאתם שהמשימה לא מספיק מפורטת בפעולות? תעשו מקצה שיפורים.

9. המשיכו לעשות מקצה שיפורים ועד שיש משימה מפורטת - כמעין מנגנון/נוהל משימה.

10. נסו להעביר אותה לעובד אחר או אפילו לפרילנסר.
      אבל תמיד מתחילים עם פיילוט קטן!
      לוודא שהוא כשיר ומתאים למשימה.
      בחלק הזה אתם תגלו המון דברים לטוב ולרע לגבי ההתאמה. 
     

11. רק אם הוא מתאים אפשר להוסיף עוד משימה מהרשימה.

 

אגב, מאז הקורונה, יש המון פרילנסרים שמציעים
סיוע בפעולות פשוטות תמורת תשלום פשוט :)

יש המון חברות במיקור חוץ שעושות את זה,
ויש לא מעט עקרות בית גם מהמגזר החרדי
שישמחו לתוספת הכנסה בנוסף לגידול הילדים.

וכמובן אם השוק שלכם באנגלית,
יש אפשרות להעסיק פיליפינים מחו"ל (וגם אחרים) במיקור חוץ.

 תתחילו בלהוריד מעצמכם משימה אחת קטנה בלבד,
ובכל פעם תמשיכו ותורידו מרכיב נוסף
לטובת העובד או הפרילנסר.

 אבל היזהרו!

הטעות שרבים עושים, 
נעוצה ברצון שלהם בעובד אחד שיוריד מהם הכל! 
עכשיו, במקרה הטוב הוא הופך להיות הכוכב של העסק
ואין לך שליטה יותר על המשימה, 
ובמקרה הגרוע הוא שוקע יחד איתך
בעומס ובכיבוי השריפות.

 ברגע שהזמן שלכם יהיה מיועד
אך ורק למשימות שרק אתם יכולים לבצע,

יתרחשו 3 קסמים:

1. אתם תבינו הרבה יותר טוב על מה הולך הזמן שלכם,

ותדעו באמת באיזה עומס אתם מצויים 
ואם ועד כמה אתם צריכים עזרה עם משימות.

2. הזמן שיתפנה לכם יהיה מיועד להדבקת פערים,
ולאחר מכן - לפעולות שמקדמות אתכם ואת העסק שלכם.

3. תרוויחו הרבה יותר זמן וכסף
ואם יש לכם שאלה על זה פשוט תכתבו לי במייל חוזר.

עד כאן להיום. 

ואם גם אתם רוצים הכוונה ראשונית
לבניית תכנית ממוקדת ומותאמת אישית לאתגרים הספציפיים שלכם,

פשוט תמלאו פרטים מכאן, ונשתמע:)

אליהו ארנד - יועץ ומלווה עסקים לצמיחה.

נ.ב.
ואם עדיין לא קבלתם את ה'דו"ח המיוחד להכפלת רווחים בשיטת 5X20'?
מוזמנים להרשם מכאן>>