תבצעו את התרגיל הפשוט הבא. תציירו תרשים פשוט של עובדי החברה שלכם, או המחלקה או כל מבנה ארגוני אחר. לדוגמה, אפשר לעשות זאת בצורת מבנה היררכי פשוט – מי כפוף למי. בהמשך, החל מהקצה העליון של התרשים או מעצמכם, תתחילו לשאול את השאלה:

מה יקרה לפעילות החברה (המחלקה) אם העובד הזה לא יגיע? לא משנה מהי הסיבה שבללה הוא נעדר. הוא חולה, לא התעורר בזמן, התחתן או החליט להתפטר. הוא לא כאן, ומה יקרה?

באופן כזה אתם תוכלו לענות על שתי שאלות חשובות לגבי כל אחד מהעובדים.

השאלה הראשונה מתייחסת לחשיבותו ולחיוניותו של העובד. אם הוא יעלם, והחברה אפילו לא תשים לב לכך – אז יכול להיות שאין צורך ממשי בעובד הזה (או בעבודה שלו)? אז למה לא לבטל את התפקיד הזה? אבל מצבים כאלה יקרו לעיתים רחוקות בלבד. להבדיל מהצרה שלהלן.

לכן השאלה השנייה מנוסחת כך: האם מישהו מהעובדים האחרים יכול להחליף את העובד הנעדר? ובאיזה היקף בהתייחס לכלל התפקידים שלו? אם העובד שלכם לא הגיע לעבודה ויש לכם אדם אחר אשר מסוגל לבצע את תפקידיו – מצוין. אפילו אם מדובר בתפקידים החשובים ביותר, ולא בכולם. הרי על העובד המחליף לבצע גם את עבודתו הרגילה. אבל המצב הטוב ביותר הוא כאשר את העובד הנעדר יכולים להחליף כמה אנשים בבת אחת. זאת אומרת, גיבוי הפעילות עליה אחראי עובד אחד באמצעות מס' עובדים אחרים.

אבל מה יקרה אם אין לכם אנשים אשר יודעים לבצע את תפקידיו של העובד הנעדר זמנית? אם התפקידים הללו אינם חשובים במיוחד – זה לא ייצור בעיות. מקסימום – כולם יצטרכו ללכת בעצמם לקנות קפה עם קרואסונים ולאסוף את הדואר שלהם.

ומה אם התפקידים אשר מבוצעים ע"י העובד הנעדר הם באמת חשובים בשביל העבודה השוטפת של החברה? לדוגמה, אם הוא טיפל בלקוחות מסוימים וחוץ ממנו לאף אחד אין גישה לתנאי העסקה? או שזה איש מחשבים אשר דואג לכך שהרשת בחברה תתפקד? או סמנכ"ל כספים, אשר לא רק מטפל בים של מידע כלכלי, אלא גם אחראי לחתימת המסמכים השונים? או משהו מפחיד אחר? משהו כזה בטוח קרה לכם אישית או למישהו מהסביבה שלכם.

בהתחשב בעובדה שבני האדם אינם נצחיים ואינם בני אלמוות, ובחיים תמיד קורים דברים לא צפויים – תתחילו לעסוק בגיבויים.

תדאגו לכך, שהגישה (או אפשרות הגישה) למידע חשוב וקריטי תהיה לא רק בידי עובד אחד, אלא בידי מספר עובדים.
כמו כן, לא יזיק להעסיק (ובעתיד גם להדריך) עובדים, אשר מסוגלים לבצע לא רק את תפקידם, אלא גם את התפקידים של אנשים אחרים בחברה.

בחברות גדולות אפשר ליצור עודף קטן של עובדים, כדי שבמידה וחלק מהעובדים יחסרו, העובדים שנשארו לא יעבדו בשביל שלושה-ארבעה אנשים, אלא רק יעשו את העבודה הישירה שלהם בתוספת של 10-20 אחוזים בגלל עמית שנעדר.